Baca Juga

Pengertian Humas eksternal 
Kamus Fund and Wagnal, American Standard Desk Dictionary yang dikutip oleh anggoro dalam buku Teori dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di Indonesia mengemukakan definisi dari Humas Eksternal yaitu:

“Segenap kegiatan dan teknik/kiat yang digunakan oleh organisasi atau individu untuk menciptakan atau memelihara suatu tanggapan dan sikap yang baik dari publik eksternal terhadap keberadaan dan sepak terjangnya”.(2002:2)

Berdasarkan defenisi diatas maka dapat diketahui bahwa humas eksternal memiliki tugas untuk menciptakan kegiatan luar organisasi atau perusahaan. Dimana kegiatan tersebut ditujukan kepada publik eksternal yang memiliki kepentingan kepada perusahaan. 

Kegiatan yang direncanakantersebut harus mampu menciptakan penilaian yang positif bagi perusahaan serta mampu memberikan informasi atau pesan perusahaan kepada publik eksternal sehingga dapat membentuk, menciptakan dan memelihara penilaian yang baik dari publik kepada perusahaan.

Humas eksternal dalam pemberian informasi kepada publik eksternal harus menggunakan teknik komunikasi informatif dan persuasif. Seperti apa yang dikemukakan oleh Abdurrachman mengenai tugas penting humas eksternal yaitu:

“Mengadakan komunikasi yang efektif, yang sifatnya informatif dan persuasif yang ditujukan kepada publik eksternal”. (1995:38)

Menurut Efendy dalam bukunya Hubungan Masyarakat Suatu Study Komunikologis mengatakan defenisi dari komunikasi informatif adalah pemberitahuan atau keterangan mengenai suatu hal yang terjadi antara dua orang atau lebih dengan tujuan agar mereka saling mengetahui. (2002:79)

Hubungan antara kegiatan Humas Internal dengan teknik komunikasi informatif adalah pada saat Humas eksternal menjalankan tugasnya melalui kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan atau dilaksanakan, dimana kegiatan tersebut bertujuan untuk memberikan dan menyebarkan informasi kepada publik eksternal mengenai kebijakan atau rencana-rencana perusahaan yang akan dijalankan.

Pemberian dan penyebaran informasi ini dimaksudkan agar publik eksternal mengetahu peristiwa apa saja yang akan atau yang sudah terjadi dalam perusahaan. Humas Eksternal pada saat memberikan dan menyebarkan informasi kepada publik eksternal haruslah secara terbuka dan jujur berdasarka fakta yang ada diperusahaan.

Effendy dalam bukunya Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek mengatakan pengertian dari komunikasi persuasif adalah komunikasi yang mengandung upaya untuk mnegubah perilaku, opini dan sifat individu atau kelompok lain agar bersedia menerima suatu paham atau keyakinan melakukan suatu perbuatan atau kegiatan melalui penyampaian atau pneyebaran informasi. (2002:9)

Hubungan antara kegiatan Humas Eksternal dengan komunikasi persuasif adalah selain menyampaikan dan menyebarkan informasi. Humas Eksternal juga harus mampu membangkitkan perhatian publik eksternal sehingga timbul rasa tertarik akan informasi yang diberikan. Dengan timbulnya rasa tertarik kepada informasi yang diberikan maka diharapkan mampu merubah opini, sikap dan perilaku publik eksternal terhadap perusahaan sehingga perusahaan akan mendapat citra positif dari publik. 

Tugas Humas Eksternal
Suhandang dalam buku Public Relations Perusahaan Kajian Program Implementasi mengemukakan tugas dari Humas Eksternal, yaitu:
1. Mengadakan analisa dan penilaian terhadap sikap dan opini publik yang menanggapi kebikjaksanaan pimpinan perusahaan dalam menggerakkan pegawainya dan menerapkan metodenya.
2. Mengadakan koneksi dan saran kepada pimpinan perusahaan sehubungan dengan tujuan Public Relations, terutama dalam kegiatan perusahaan yang mendapat sorotan atau kritikan publik.
3. Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif, agar publik agar tetap memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan.
4. Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang efektif. Baik untuk keseluruhan perusahaan maupun khusus di bagian Public Relations.
5. Mengadakan penyidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik akan kebijakan, kegiatan, barang dan lain-lainyang dilakukan atau dihasilkan perusahaan. (2004:81

Tugas-tugas dari Humas Eksternal yang telah disebutkan di atas, pada dasarnya dilaksanakan untuk memperoleh dukungan, pengertian dan kepercayaan dari publik eksternal. Selain itu Humas Eksternal juga harus menciptakan komunikasi langsung dengan publik eksternal, dimana hal tersebut dapat dilakukan melalui publisitas, periklanan, demonstrasi, propaganda, promosi penjualan, pameran, komperensi pers, penerbitan majalah dan open house.

Tujuan Humas Eksternal
Tujuan dari Humas Eksternal pada dasarnya adalah untuk menciptakan pengertian, pemahaman serta kepercayaan publik eksternal kepada terhadap perusahaan terhadap perusahaan sehingga perusahaan dapat menjalin kerjasama yang baik dengan publik eksternal serta dapat menciptakan dan mempertahankan pelayanan yang baik kepada publiknya. Seperti yang dikemukakan oleh Kusumastuti dalam buku: “Dasar-Dasar Public Relations” mengenai tujuan humas eksternal yaitu:
1. Terpelihara atau terbentuknya saling pengertian: kegiatan Humas Eksternal harus menunjukan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling mengenal dan mengerti antara perusahaan dengan publiknya.
2. Menjaga dan membentuk saling percaya: kegiatan Humas Eksternal dalam menyebarkan informasi dilakukan dengan menggunakan komunikasi persuasif, sehingga timbul adanya rasa kepercayaan antara kepercayaan dengan publiknya.
3. Memelihara dan menciptakan kerjasama: tujuan akhir dari humas eksternal : adalah untuk mendapatkan kerjasama yang positif dari publik eksternal.(2002:20)

Penjelasan secara lengkap mengenai tujuan Humas Eksternal yang dikemukakan Kusumastuti adalah sebagai berikut: saling pengertian berawal dari adanya saling mengenal dan mengetahui, dalam hal ini dalah antara perusahaan dan publiknya. Peranan Humas disini adalah menciptakan usaha komunikasi informatif untuk salng mengenal dan mengerti antara perusahaan dengan publiknya. Disini humas memiliki peranan untuk dapat menginformasikan hal-hal baru atau perubahan-perubahan yangt terjadi dalam perusahaan kepada publik luas.

Pada tujuan berikutnya lebih mengarah kepada tujuan emosi yaitu saling percaya peranan Humas dalam mencapai tujuan saling percaya ini adalah menciptakan usaha komunikasi persuasif. Dalam hal ini Humas berperan untuk dapat mnciptakan saling percaya dalam diri publik luas kepada perusahaan.

Tujuan akhir yang diharapkan dari adanya komunikasi informatif dan persuasif adalh terciptanya kerjasama antara perusahaan dan publik luas.

Dalam hal ini Humas berperan untuk dapat menciptakan kerjasama yang positif antara perusahaan dengan pubik luas untuk memperoleh dukungan publik terhadap kegiatan-kegiatan atau acara-acara yang diadakan oleh perusahaan. (2002:21)

Sedangkan menurut Black and Sharpe dalam bukunya “Ilmu Hubungan Masyarakat Praktis” Tujuan Humas Eksternal dibagi menjadi dua yaitu:
1. Langkah-langkah positif untuk mencapai suasanan yang baik.
2. Gerakan untuk melindungi nama baik.(1988:25)

Penjelasan secara lengkap mengenai tujuan Humas Eksternal di atas adalah sebagai berikut: tujuan yang pertama menjelaskan bahwa tujuan dari Humas Eksternal harus dapat menimbulkan dan memelihara suasana yang baik serta menarik perhatian publik eksternal terhadap aktivitas organisasi sehingga aktivitasnya dapat diterima publik dan dikembangkan lebih lanjut.

Tujuan yang kedua menjelaskan bahwa Humas Eksternal harus mampu untuk menjaga nama baik perusahaan atau memberiakn masukan kepada pihak manajemen perusahaan agar selalu berhati-hati dalam mengambil keputusan apabila keputusan itu menyangkut kepentingan publik.

Fungsi dan Peranan Humas Eksternal
Menurut Bernay yang dikutip oleh Ruslan dalam buku Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi menjelaskan bahwa Humas Eksternal memiliki 3(tiga) fungsi utama, yaitu sebagai berikut:
1. Memberikan penerangan kepada masyarakat.
2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan publik eksternal secara langsung.
3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya. (1998:19-20)

Fungsi humas eksternal pada umumnya selalu berhubungan dengan masyarakat. Seorang humas eksternal harus mampu menjadi penghubung atau jembatan antara masyarakat atau publiknya dengan perusahaan tempat ia berada.

Pada dasarnya peranan dari public relations eksternal adalah untuk menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik eksternal, penyebaran informasi disini bukan semata menyebarkan informasi saja tetapi harus menciptakan pengertian dan pemahaman antara perusahaan dengan publik eksternal, sehingga pada akhirnya dapat menciptakan ciitra yang positif bagi perusahaan.

Public Relations eksternal yang profesional yang profesional pada saat menyebarkan informasi kepada publiknya haruslah secara terbuka dan jujur maka dapat membangun kepercayaan publik serta dapat menciptakan hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan publiknya.

Public Relations eksternal juga memiliki peranan sebagai “penyambung lidah” public eksternal, dengan pengertian Public Relations eksternal berperan sebagai penyalur informasi atau opini publik yang ada dimasyarakat mengenai informasi atau opini publik yang ada dimasyarakat mengenai informasi atau kebijakan yang dikeluarkan perusahaan. Dalam hal ini seorang public relations eksternal harus memiliki kemampuan untuk mendengarkan dalam arti tidak hanya mendengarkan saja tetapi juga harus memhami apa yang menjadi keinginan, keluhan, dan yang diharapkan publik eksternal terhadap perusahaan. Publik relations eksternal juga harus mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan, dan harapan perusahaan kepada publik eksternal.

Seorang public Relations eksternal memiliki peranan untuk membantu perusahaan, apabila diluar perusahaan terjadi kesalah pahaman atau ketidak setujuan masyarakat atau informasi atau kebijakan yang dikeluarkan untuk mencari soluasi pemecahan permasalahan dan bila diperlukan Public Relations eksternal juga berperan sebagai pengambil keputusan dalam pemecahan permasalahan. Dalam hal ini Public Relations eksternal dituntut untuk memiliki kepekaan terhadap penerimaan publik yang berkaitan dengan informasi yang telah diberikan oleh perusahaan, sehingga public relations eksternal harus melakukan analisis dan evaluasi terhadap kecenderungan perilaku publik setelah informasi disebarkan.

Peranan dari Publik Relations eksternal ynag biasanaya banyak terdapat di perusahaan adalah untuk menjalin hubngan yang baik dan harmonis denagn media ( media relations atau press relations), hal ini berkaitan dengan peranan Public Relations eksternal yaitu untuk menyebarkan informasi kepada khalayak luas. Diharapkan dengan adanya penyebaran informasi yang sangat luas maka satu perusahaan akan lebih banyak lagi mendapat dukungan dan kepercayaan dari publiknya.

Pentingnya Public Relations eksternal membina hubungan yang baik dengan media adalah pada saat dibutuhkannya penulisan yang sanagat positif terhadap informasi yang dikeluarkan oleh perusahaan dan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Untuk memperoleh dukungan yang positif dari media masa, public relations eksternal harus memberiakn informasi yang jujur, akurat dan layak utuk dimuat dalam media masa tersebut.

Menurut Jeffkins dalam bukunya “Public Relations Bisnis” ada beberapa kegiatan yang harus dikerjakan oleh seorang public Relations Bisnis ada beberapa kegiatan yang harus dikerjakan oleh seorang public relations eksternal dalam perusahaan adalah: 
1. Menyusun serta mendistribusikan sajian berita (news release), foto-foto dari berbagai artikel untuk konsumsi kalangan media masa.
2. mengorganisasikan konferensi pers, termasuk acara resepsi dan kunjungan kalangan media masa ke perusahaan.
3. menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi bagi pihak media masa.
4. mengatur acara wawancara antara kalangan pers dengan pihak manajemen.
5. melaksanakan fungsi fotografi dan membentuk sebuah perusahaan foto.
6. mengadakan dan mengelola berbagai bentuk instrumen audio visual sebagi presentasi slide dan rekaman video, termasuk mengadakan sdistribusi penyaluran katalog pameran serta pemeliharaannya.
7. mengikutu rapat-rapat penting yang diselenggaraka oleh dewan direksi dan para pimpinan departemen produksi, pemasaran, penjualan dan sebagainya. (2001:30) 

Ruslan dalam buku “ manajemen Humas & Komunikasi konsepsi dan aplikasi” peranan dari Public Relations eksternal adalah:

1. Comunicator.
Sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui melalui media cetak /elektronik dan lisan (spoken person) sebagainya, disamping itu juga bertindak sebagai mediator. Komunikasi Humas dalam prakteknya bersifat tiga dimensi : komunikasi vertical , komunikasi horizontal dan komunikasi eksternal.

2. Relationship 
Peranan humas membangun hubungan yang positif antara lembaga yang diwakilinya dengan publik internal dan eksternal. Berupaya menciptakan saling pengertian, kpercayaan dan dukungan, kerjasama, dan toleransi antara kedua belah pihak tersebut.

3. Back Up Management
Melaksanakan dukungan atau menunjang kegiatan lain, sebagai bagian manajemen promosi, pemasaran, operasional, personalis dan sebagainya untuk mencapai tujuan bersama dalam suatu kerangka tujuan pokok perusahaan/organisasi.

4. Good Image Maker.
Menciptakan citra atau publikasi yang positif merupakan prestasi, reputasi, dan sekaligus menjadi tujua utama bagi aktifitas public relations dalam melaksanakan manajemne kehumasan membangun citra baik lembaga/organisasi dan produk yang diwakilinya.(2002:28-29)

Pada faktanya fungsi dan peranan humas eksternal tidak dapat dipisahkan untuk menjalankan fungsinya dengan baik maka seorang humas eksternal harus memahami terlebih dahulu tentang peranannya pada perusahaan tersebut. Apabila seorang humas eksternal telah mampu memahami peranan yang ia jalankan maka dengan sendirinya Humas Eksternal akan mapu memahami fungsinya dengan baik.

Tinjauan Mengenai Humas Eksternal
Disini yang dimaksud dengan Humas Eksternal adalah segenap kegiatan Humas yang diarahkan pada khalayak diluar perusahaan (masyarakat, agen, pemerintah, konsumen, dan sebagainya), profesi humas di Indonesia masih seumur jagung selain mendapatkan banyak kendala yang dapat memperlambat perkembangannya sebagai suatu profesi yang mengekspresikan profesionalisme para praktisinya.

Salah satu kendala tersebut dalah pemahaman yang kurang benar terhadap konsep humas, salah satu penyebabnya sebagian besar warga masyarakat, termasuk komunitas bisnis, masih cenderung menginterprestasikan dan mempraktekan humas sebatas apa yang dilihat dan didengarnya dan bukan berdasarkan apa yang dipelajari, didalami dan ditekuni.