Pengertian Dan Prinsip-Prinsip Pengorganisasian (Organizing)

Baca Juga

Pengertian Dan Prinsip-Prinsip Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian (Organizing)

suatu rencana yang telah dirumuskan dan ditetapkan sebagai hasil penyelenggaraan fungsi organik perencanaan, dilaksanakan oleh sekelompok orang yang tergabung dalam satuan-satuan kerja tertentu. Diperlukan berbagai pengaturan yang menetapkan bukan saja wadah tempat berbagai kegiatan akan diselenggarakan, tetapi juga tata karma yang harus di taati oleh setiap orang dalam organisasi dengan orang-orang lain,  baik dalam satu satuan kerja tertentu maupun antarn kelompok yang ada.

1. Pengertian

Pengorganisasin adalah rangkaian kegiatan manajemen untuk menghimpun semua sumber daya (potensi) yang dimiliki oleh organisasi dan memanfaatkanya secara efisien untuk mencapai tujuan organisasi dengan mengintegrasikan semua sumber daya (potensi) yang dimiliki oleh sebuah organisasi. Istilah organisasi mempunyai dua pengertian umum. Pertama organisasi diartikan sebagai suatu lembaga atau kelompok fungsional, misalnya sebuah rumah sakit, puskesmas, sebuah perkumpulan, badan-badan pemerintahan dan lain sebagainya. Kedua, merujuk pada proses pengorganisasian yaitu bagaimana pekerjaan diatur dan dialokasikan di antara para anggota, sehingga tujuan organisasi itu dapat tercapai secara efektif. Sedangkan organisasi itu sendiri diartikan sebagai kumpulan orang dengan sistem kerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam sistem kerjasama secara jelas diatur siapa menjalankan apa, siapa bertanggung jawab atas siapa, arus komunikasi dan memfokuskan sumber daya pada tujuan. 

Agar organisasi dapat berfungsi sebagai alat untuk mencapai tujuan secara efektif, maka dalam fungsi organisasi harus terlihat pembagian tugas dan tanggung jawab orang-orang atau karyawan yang akan melakukan kegiatan masing-masing Dalam penyelenggaraan fungsi pengorganisasian, terdapat lima pertanyaan yang harus terjawab dengan baik, antara lain adalah 

a. Pertama: Siapa melakukan apa ?, dalam rangka pengorganisasian harus terdapat kegiatan menciptakan atau merumuskan klasifikasi jabatan, analisis pekerjaan, deskripsi pekerjaan. Analisis ini akan dapat ditafsirkan jumlah orang yang dibutuhkan dengan tingkat kepastian yang tinggi. Ketidakjelasan jawaban tentang hal ini dapat berakibat pada beraneka ragam kesulitan, seperti jumlah tenaga yang tidak sesuai dengan kebutuhan, atau tenaga kerja yang ada tidak mencukupi persyaratan kualitatif dan penempatan orang yang tidak sesuai dengan tuntutan tugasnya, dan lainnya.

Ada dua Hal sorotan pandangan, untuk menentukan analisis penempatan orang, yaitu kemampuan teknis dan kemampuan manajerial. Kemampuan teknis biasanya tercermin pada keterampilan tertentu. keterampilan teknis dituntut dari mereka yang ditugaskan menyelenggarakan berbagai kegiatan operasional. Kemampuan manajerial dituntut dari mereka yang menduduki berbagai jenjang jabatan kepemimpinan dalam organisasi.

b. Kedua: Siapa bertanggung jawab kepada siapa?, suafu organisasi terdiri dari satuan-satuan kerja 

tertentu. Artinya, organisasi harus menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya, antara lain demi kepentingan koordinasi dan sinkronisasi, mutlak perlu terdapat kejelasan tentang hal-hal tersebut. Ketidakjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab akan berakibat pada tumpang tindih dan duplikasi kegiatan yang menimbulkan berbagai jenis konflik dan pemborosan yang tidak akan pernah dapat diselesaikan

c. Ketiga: Siapa yang berhubungan dengan siapa dan dalam hal apa?, interaksi antara berbagai satuan kerja pasti dan memang harus terjadi. Interaksi timbul karena adanya saling ketergantungan antara satu satuan kerja dengan satuan kerja lainnya. Tidak ada satuan kerja yang demikian tinggi tingkat otonominya 

sehingga ia tidak usah berinteraksi dengan yang lain. Karena saling ketergantungan dalam hubungan 

berbagai satuan kerja itu, hubungan dan interaksi yang terjadi haruslah didasarkan pada pendekatan yang simbiosis mutualisme.

d. Keempat: saluran komunikasi apa yang terdapat dalam organisasi, bagaimana cara memanfaatkannya, dan untuk kepentingan apa?. Lancar tidaknya jalannya roda suatu organisasi sangat tergantung pada bentuk dan jenis saluran komunikasi yang terdapat dalam organisasi tersebut. Ditinjau dari segi arahnya, komunikasi dalam suatu organisasi berlangsung secara vertikal, horizontal, dan diagonal. Komunikasi yang bersifat vertikal terjadi antara atasan dengan para bawahannya yang digunakan untuk berbagai kepentingan, seperti penyampaian keputusan, perintih, instruksi, informasi, petunjuk, bahan pembinaan,pengarahan, pedoman kerja, pujian, teguran, dan sebagainya. sebaliknya, komunikasi vertikal ke atas, yaitu antara para bawahan dengan pimpinannya, terjadi dalam hal penyampaian laporan, informasi, saran, masalah, keluhan, dan hal-hal lain yang dipandang perlu diketahui oleh atasan yang bersangkutan.

Komunikasi horizontal terjadi antara orang-orang yang menduduki jpbatan setingkat, tetapi terlibat dalam pelaksanaan kegiatan yang berbeda. Komunikasi horizontal terjadi untuk kepentingan penyampaian 

informasi, permintaan bahan, tukar-menukar pengalaman, yang kesemuanya bermanfaat untuk 

kepentingan koordinasi dan sinkronisasi kogiatan organisasional. Komunikasi diagonal terjadi antara 

sekelompok orang yang berada jenjang hierarki yang lebih tinggi dengan sekelompok orang yang berada 

pada jenjang hierarki yang lebih rendah, tetapi terlibat dalam penanganan kegiatan yang sejenis. 

Contohnya ialah penyampaian berbagai hal seperti kebijakan kepegawaian, petunjuk operasional, 

penyampaian informasi, permintaan laporan dan sebagainya. Agar pesan dapat disampaikan dengan cara 

yang paling efektif, sumber pesan harus memutuskan bentuk sarana dan wahana yang hendak digunakannya dalam penyampaian pesan tersebut. 

2. PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI

Cara lain yang dapat digunakan untuk menyelenggarakan fungsi pengorganisasian ialah dengan 

mengetahui dan menerapkan prinsip-prinsip organisnsi. Fungsi pengorganisasian harus dilihat tidak hanya sebagai masalah teknis yang berkaitan dengan penentuan struktur dengan kotak-kotaknya dan penggambaran pembagian tugas yang sifatnya mekanistik, melainkan berkaitan erat dengan sikap dan perilaku para anggotanya dalam pemanfatan organisasi tersebut.

Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari:

1. kejelasan tujuan yang ingin dicapai,
2. pemahaman tujuan oleh para anggota organisasi,
3. penerimaan tujuan oleh para anggota organisasi,
4. kesatuan arah,
5. kesatuanperintah,
6. fungsionalisasi,
7. deliniasi berbagai tugas,
8. keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab,
9. pembagian tugas,
10. kesederhanaan struktur,
11. pola dasar organisasi yang relatif permanen,
12. adanya pola pendelegasian wewenang,
13. rentang Pengawasan,
14. jaminan pekerjaan, dan
15. keseimbangan antara jasa dan imbalan.

a. kejelasan tujuan yang ingin dicapai,

Setiap organisasi yang bergerak di bidang apapun didirikan oleh seorang atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan tersebut harus jelas bagi semua orang yang terlibat dalam usaha pencapaiannya. kejelasan tujuan bukanlah merupakan jaminan bahwa perjalanan organisasi akan mulus. Akan tetapi, tanpa tujuah yang jelas pasti organisasi akan menghadapi berbagai masalah. Adanya tujuan yang jelas biasanya membantu para manajer dalam organisasi untuk memperhitungkan tindakan apa yang perlu diambil dalam mengatasi keadaan yang tidak menguntungkan berkat pengetahuan manajerial, pengalaman, dan kemampuannya menggunakan gaya kepemimpinan yang dipandang paling tepat. sebaliknya, pengetahuan, keterampilan, pengalaman, dan gaya kepemimpinan tidak akan banyak manfaatnya apabila tidak diketahui dengan jelas ke arah mana organisasi akan dibawa.

b. pemahaman tujuan oleh para anggota organisasi,

Seseorang memasuki berbagai jenis organisasi sebagai cara yang dipandangnya paling efektif untuk memuaskan berbagai kepentingan dan kebutuhannya. Kesemuanya itu diarahkan kepada peningkatan mutu hidup orang yang bersangkutan. Telah umum pula diakui bahwa alasan utama seseorang memasuki berbagai jenis organisasi adalah pemuasan kepentingan dan kebutuhan yang biasanya bersifat individualistis, bahkan juga mungkin egoistis. Akan tetapi keanggotaan seseorang dalam satu organisasi menuntutnya melakukan berbagai penyesuaian. Salah satu bentuk penyesuaian yang sangat fundamental sifatnya ialah kesediaan membawahkan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi. Artinya, untuk menjadi seorang anggota organisasi ynng baik, seseorang harus terlebih dahulu mengetahui dan memahami secara tepat tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi sebagai keseluruhan. 

c. penerimaan tujuan oleh para anggota organisasi,

Pemahaman tujuan organisasi saja tidak cukup. Agar mempunyai makna yang positif, tujuan yang dipahami harus meningkat menjadi sesuatu yang diterima oleh para anggota organisasi sebagai tujuan yang layak. Misalnya jika tujuan suatu organisasi dimaksudkan sebagai cara untuk peningkatan taraf hidup manusia, dengan perwujudannya yang pada umumnya terlihat pada berbagai kebutuhan kebendaan, para anggota organisasi dapat menilai tujuan itu sebagai tujuan yang pantas untuk diusahakan pencapaiannya. Penerimaan demikian menjadi sangat penting karena ia merupakan motivasi kuat bagi para anggota organisasi untuk menunjukkan sikap, tindak tanduk, dan perilaku positif yang biasanya tercermin pada prestasi kerja yang sesuai dengan harapan organisasi yang bersangkutan.

d. kesatuan arah,

Usaha pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi harus dikelola dengan pendekatan kesisteman. Artinya, manajemen dalam organisasl menggerakkan organisasi sebagai satu kesatuan yang bulat meskipun di dalamnya terdapat beraneka ragam satuan kerja dengan tugasnya yang spesialistis dan teknis. Dengan demikian, apa pun yang terjadi dalam organisasi dan kegiatan apa pun yang dilakukan, semuanya ditujukan pada hanya satu arah, yaitu tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Hanya dengan demikian, organisaii akan bekerja tidak hanya secara efisien, efektif, dan produkrif, tetapi juga yang di dalamnya tumbuh dan terpelihara interaksi yang positif antara orang-orang dan antarberbagai satuan kerja.

e. Kesatuan perintah,

Dalam setiap organisasi terdapat berbagai tingkat dan jenjang jabatan manajerial. Jika atasan yang lebih tinggi ingin memberikan perintah atau hal-hal lain kepada para bawahan yang berada beberapa tangga di 

bawah dalam hierarki organisasi, seyogyanya hal itu dilakukan melalui atasan langsung orang yang bersangkutan. Paling sedikit dengan sepengetahuan atasan langsung tersebut. Inilah arti yang tepat dari prinsip kesatuan perintah. Dalam operasionalisasinya, penerapan prinsip kesatuan perintah biasanya dilaksanakan berdasarkan pendekatan one step down. Artinya, seorang manajer memberikan perintah kepada orang yang setingkat lebih rendah dari padanya yang meneruskannya ke tingkat yang lebih bawah lagi apabila hal itu diperlukan. Dengan demikian dapal dicegah kesimpangsiuran, bukan hanya dalam pemberian perintah tetapi juga dalam hal pertanggung jawaban. Dampak positif dari penerapan prinsip ini terlihat tidak hanya dalam hal adanya kepastian perintah yang diterima oleh seseorang, tetapi juga berkaitan langsung dengan pembinaan perilaku para bawahan yang bersangkutan.

f. fungsionalisasi,

Pada dasarnya prinsip ini berarti bahwa dalam setiap organisasi terdapat satuan kerja tertentu yang 

secara fungsional bertanggung jawab atas penyelesaian tugas-tugas tertentu pula. Penerapan prinsip ini sangat bermanfaat untuk berbagai kepentingan antara lain 1) mencegah timbulnya tumpang tindih; 2) mencegah timbulnya duplikasi; 3) mempermudah pelaksanaan koordinasi antar satuan kerja karena satuan kerja; 4) memperlancar jalannya pengawasan.

g. deliniasi berbagai tugas,

yaitu adanya perumusan yang jelas dari uraian tugas, bukan hanya dari satuan-satuan kerja yang terdapat dalam organisasi tetapi juga uraian tugas setiap anggota organisasi. Salah satu manfaat yang dapat dipetik dengan penerapan prinsip ini ialah bahwa setiap orang mengetahui hal-hal yang harus dikerjakannya, dengan siapa ia perlu berinteraksi, sarana kerja apa yang diperlukan, dan kepada siapa ia mempertanggung iawabkan hasil pekerjaannya. Disamping kekurangan di atas, ada manfaat lain yang dapat dipetik yang sifatnya psikologis dan adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab,

h. pembagian tugas,

Tugas-tugas yang harus dikerjakan dalam organisasi beraneka ragam. Bagaimanapun struktur organisasi disusun, dasar pemikirannya ialah bahwa struktur diciptakan untuk menampung semua tugas. semua tugas yang harus dikerjakan harus terbagi habis sesuai tujuan organisasi. Ada dua hal penting dalam pembagian tugas, yaitu 1) semua tugas harus jelas wadahnya dan jangan sampai ada tugas yang tidak diketahui dengan pasti berinduk ke mana; 2) jangan sampai terjadi bahwa ada kegiatan tertentu yang menjadi rebutan dan diwadahi oleh lebih dari satu satuan kerja. Perlu diperhatikan pula bahwa karena organisasi merupakan pewadahan interaksi antara orang-orang atau antara satuan-satuan kerja tertentu, sifat dan kecenderungan para anggota organisasi bertindak dengan cara tertentu tidak bisa diabaikan begitu saja. 

i. Kesederhanaan struktur

struktur organisasi harus disusun sedemikian rupa sehingga sesuai dengan kebutuhan dan usaha koordinasi dapat berjalan dengan lancar. Perlu disadari bahwa jika di satu pihak susunan organisasi lebih rumit dari yang diperlukan sesungguhnya, akan terjadi pemborosan tenaga, ruang, dan peralatan karena akan ada satuan-satuan kerja yang tidak mempunyai cukup kegiatan. Sebaliknya jika struktur organisasi terlalu sederhana, ada dua kemungkinan besar dapat timbul, yaitu tidak semua tugas yang harus dilaksanakan dilaksanakan secara wajar dan satuan-satuan kerja akan dibebani dengan tugas-tugas yang mungkin dirasakan terlalu berat. Jika tidak semua tugas melembaga secara wajar, terpaksadit tempuh cara-cara penyelesaian yang tidak konvensional seperti pembentukan panitia ad hoc untuk menyelesaikannya. 

j. pola dasar organisasi yang relatif permanen,

organisasi selalu menghadapi berbagai jenis perubahan, baik karena faktor-faktor internal maupun karena faktor-faktor eksternal. Berbagai faktor itu dapat berakibat pada pemekaran organisasi. Misalnya karena perluasan usaha, timbulnya tugas baru, bertambahnya tenaga kerja yang dikaryakan, bertambahnya beban tugas yang harus dipikul dan sebagainya. Sebaliknya jika terjadi kemunduran faktor tadi maka mungkin akan terjadi mengecilnya organisasi. fleksibilitas dalam penentuan struktur organisasi, sangat penting untuk mengingat bahwa perubahan itu pasti terjadi dan harus dihadapi, tetapi hal itu tentunya tidak harus mengubah pola dasar struktur organisasi. Artinya, prinsip-prinsip dasar pengorganisasian tetap perlu dipegang teguh.

k. adanya pola pendelegasian wewenang,

salah satu faktor penentu efektivitas manajerial seseorang terletak pada kemampuannya mengenali 

situasi organisasi yang dipimpinnya yang pada gilirannya rnemungkinkan manajer yang bersangkutan untuk menentukan pola pendelegasian wewenang kepada para bawahannya. dalam hubungan ini perlu ditekankan bahwa pola pendelegasian apa pun yang digunakan dalam satu organisasi, pada analisis terakhir manajer yang mendelegasikan wewenang itu pulalah yang bertanggung jawab atas keberhasilanatau kegagalan dalam pelaksanaan pekerjaan yang didelegasikannya itu.

l. rentang Pengawasan,

Merupakan hal yang sangat sukar dan bahkan tidak mungkin untuk menentukan secara aksiomatik jumlah orang yang dapat diawasi oleh seorang manajer secara efektif dalam melaksanakan semua jenis kegiatan di semua jenis organisasi. Yang jelas kemampuan seorang manajer melakukan pengawasan selalu terbatas. Akan tetapi, dengan keterbatasan kemampuan itu dapat dinyatakan bahwa rentang pengawasan  bersifat elastis, Artinya, jumlah bawahan yang,dapat diawasi secara efektif oleh seorang manajer berbeda pada satu situasi ke situasi yang lain dan dari satu organisasi ke organisasi yang lain.

m. jaminan pekerjaan, 

Setiap karyawan ingin memperoleh kepastian bahwa ia akan mendapat perlakuan yang rasional, objektifi, dan manusiawi dalam kehidupan organisasionalnya. Artinya para manajer diharapkan untuk tidak memperlakukan para bawahannya dengan semena-mena, misalnya melakukan pemutusan hubungan kerja tanpa dasar yang sangat kuat. Dengan perkataan lain, selama seseorang melakukan tugasnyn sesuai dengan berbagai ketentuan yang berlaku dalam organisasi, ada jaminan seseorang tidak akan kehilangan pekerjaan yang menjadi sumber mata pencahariannya yang pada gilirannya memungkinkannya memuaskan berbagai kebutuhan terutama yang bersifat kebendaan dan sosial.

n. keseimbangan antara jasa dan imbalan

Dengan memasuki suatu organisasi sebagai tempat berkarya, seseorang dapat menyatakan kesediaannya untuk menyerahkan sebagian waktunya organisasi dari melakukan berbagai kegiatan yang dipercayakan kepadanya. Dalam melakukan pekerjaannya, yang bersangkutan diharapkan mengerahkan kemampuan, pengetahuan, keterampilan, dan pengalamannya. Sebaliknya, dengan berbuat demikian, ia mengharapkan imbalan yang sesuai dengan pengorbanan yang diberikannya itu.

Pengarahan (actuating)

Pengarahan adalah proses memberikan bimbingan kepada staff agar mereka mampu bekerja secara optimal dalam melaksnaakan tugas-tugasnya sesuai dengan ketrampilan yang mereka miliki. Pengarahan ini termasuk didalamnya adalah kejelasan komunikasi, pengembangan motivasi yang efektif. Pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi yang paling fundamental dalam manajemen, karena merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan itu sendiri, agar semua anggota kelompok mulai dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar. 

Hakikat dari pengarahan adalah sebagai keseluruhan usaha, cara, teknik dan metode untuk mendorong para anggota organisasi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien, efektif dan produktif. Pengarahan diruang perawatan dapat dilakukan dilakukan dalam beberapa kegiatan yaitu operan pasien, program motivasi, manajemen konflik, dan melakukan supervisi dan lainnya.

1. Program motivasi dimulai dengan membudayakan cara berfikir positif bagi setiap SDM dengan mengungkapkannya melalui pujian (reinforcement) pada setiap orang yang bekerja bersama-sama. Kebersamaan dalam mencapai visi, dan misi merupakan pendorong kuat untuk fokus pada potensi masing-masing anggota.

2. Manajemen konflik, perubahan kemungkinan menimbulkan konflik yang disebabkan oleh persepsi, pandangan dan pendapat yang berbeda. Untuk itu dilakukan pelatihan tentang sistem pelayanan dan asuhan keperawatan bagi semua SDM yang ada (MPKP). Komunikasi yang terbuka diarahkan kepada penyelesaian konflik dengan win-win solution.

3. Supervisi / pengawasan merupakan hal yang penting dilakukan untuk memastikan pelayanan dan asuhan keperawatan berjalan sesuai standar mutu yang ditetapkan. Pelayanan tidak diartikan sebagai pemeriksaan dan mencari kesalahan, tetapi lebih pada pengawasan partisipatif yaitu perawat yang mengawasi pelaksanaan kegiatan memberikan penghargaan pada pencapaian atau keberhasilan dan memberi jalan keluar pada hal-hal yang belum terpenuhi. Dengan demikian pengawasan mengandung makna pembinaan. Pengawasan dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Pengawasan langsung dilakukan saat tindakan atau kegiatan sedang berlangsung, misalnya perawat pelaksanan sedang melakukan ganti balutan, maka katim mengobservasi tentang pelaksanaan dengan memperhatikan apakah standar kerja dijalankan. Pengawasan terkait pula dengan kinerja dan kompetisi perawat, yang akan berguna dalam program jenjang karir perawat bersangkutan. Pengawasan tidak langsung dilakukan melalui pelaporan atau dokumen yang menguraikan tindakan dan kegiatan yang telah dilakukan.

Pengawasan biasanya dilakukan oleh perawat yang lebih berpengalaman, ahli atau atasan kepada perawat dalam pelaksanaan kegiatan atau tindakan. Agar hasil pengawasan dapat ditindaklanjuti maka sebaliknya disediakan instrumen pengawasan. Tindak lanjut dapat berupa penghargaan, penambahan pengetahuan atau keterampilan, promosi untuk tahap kemampuan lanjutan. Pelaksanaan pengawasan dapat direncanakan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan dengan fokus yang telah ditetapkan.

Di ruang rawat pengawasan dilakukan kepada kepala ruangan, ketua tim dan perawat pelaksana. Pengawasan terhadap kepala ruangan dilakukan oleh kasubdepwat. Pengawasan terhadap ketua tim dilakukan oleh kasubdepwat, dan kepala ruangan. Pengawasan terhadap perawat pelaksana dilakukan oleh kasubdepwat, kepala ruangan dan katim.

Rangkaian kesimpulan yang dapat ditarik dari target proses pengarahan adalah sebagai berikut :

1) Para anggota organisasi akan bersedia mengerahkan segala kemampuan, tenaga, keahlian, keterampilan, dan waktunya bagi kepentingan pencapaian tujuan organisasi apabila kepada mereka diberikan penjelasan yang lengkap tentang hakikat, bentuk, dan sifat tujuan yang hendak dicapai. 

2) Usaha meyakinkan para anggota organisasi untuk memahami dan menerima tujuan dan berbagai sasaran tersebut diperkirakan akan lebih mudah apabila para manajer berhasil pula meyakinkan para bawahannya bahwa dalam mengemudikan organisasi, para manajer tersebut akan menggunakan gaya manajerial yang mencerminkan pengakuan atas harkat dan mahabat para bawahannya sebagai insan yang ada

3) Pimpinan organisasi perlu menjelaskan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang akan ditempuh oleh organisasi dalam usaha pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasional yang sekaligus berusaha memuaskan berbagai kebutuhan para bawahan tersebut.

4) Para manajer perlu menjelaskan bentuk pewadahan kegiatan yang dianggap paling tepat untuk digunakan dalam 

penekanan diberikan pada interaksi positif antara orang-orang dalam satu satuan kerja dan antar satuan kerja dalam 

organisasi berdasarkan kebiasaan, norma-nonna, dan kultur organisasi yang telah disepakati bersama,

5) Dalam menggerakkan para bawahan, para manajer harus selalu mempertimbangkan pandangan para bawahan tentang organisasi kemampuan yang dimiliki oleh organisasi, dan situasi lingkungan yang turut berpengaruh. Dengan demikian, seluruh jajaran organisasi akan siap menyelenggarakan semua kegiatan operasional yang diharapkan atau diharuskan untuk dilakukan.

Pengendalian (controlling)

Controlling adalah proses untuk mengamati secara terus-menerus pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi terhadap penyimpangan yang terjadi. Pengawasan (controlling) dapat dianggap sebagai aktivitas untuk menemukan, mengoreksi penyimpangan-penyimpangan penting dalam hasil yang dicapai dari aktivitas-aktivitas yang direncanakan. Adalah wajar jika terjadi kekeliruan-kekeliruan tertentu, kegagalan-kegagalan dan petunjuk-petunjuk yang tidak efektif hingga terjadi penyimpangan yang tidak diinginkan dari pada tujuan yang ingin dicapai.Pengawasan dalam arti manajemen yang diformalkan tidak akan eksis tanpa adanya perencanaan, pengorganisasian dan penggerakan sebelumnya. 

Pengawasan bisa berjalan secara efektif diperlukan beberapa kondisi yang harus diperhatikan yaitu: 

1) Pengawasan harus dikaitkan dengan tujuan, dan kriteria yang dipergunakan dalam system Pelayanan kesehatan, yaitu relevansi, efektivitas, efisiensi, dan produktivitas. 

2) Sulit, tetapi standar yang masih dapat dicapai harus ditentukan. Ada dua tujuan pokok, yaitu: 

(1) untuk memotivasi, dan 

(2) untuk dijadikan patokan guna membandingkan dengan prestasi. 

Artinya jika pengawasan ini efektif akan dapat memotivasi seluruh anggota untuk mencapai prestasi yang tinggi. Karena tantangan biasanya menimbulkan berbagai reaksi, maka daya upaya untuk mencapai standar yang sulit mungkin dapat membangkitkan semangat yang lebih besar untuk mencapainya daripada kalau yang harus dipenuhi itu hanya standar yang mudah. Namun demikian, jika terget terlampau tinggi atau terlalu sulit kemungkinan juga akan menimbulkan patah semangat. Oleh karena itu tidak menetapkan standar yang terlampau sulit sehingga bukan meningkatkan prestasi belajar/pendidikan, malah menurunkan prestasi

3) Pengawasan hendaknya desesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi. Di sini perlu diperhatikan pola dan tata organisasi, seperti susunan, peraturan, kewenangan dan tugas-tugas yang telah digariskan dalam uraian tugas (job discription).

4) Banyaknya pengawasan harus dibatasi. Artinya jika pengawasan terhadap karyawan terlampau sering, ada kecenderungan mereka kehilangan otonominya dan dapat dipersepsi pengawasan itu sebagai pengekangan.

5) Sistem pengawasan harus dikemudi (steering controls) tanpa mengorbankan otonomi dan kehormatan manajerial tetapi fleksibel, artinya sistem pengawasan menunjukkan kapan, dan dimana tindakan korektif harus diambil.

6) Pengawasan hendaknya mengacu pada tindakan perbaikan, artinya tidak hanya mengungkap penyimpangan dari standar, tetapi penyediaan alternatif perbaikan, menentukan tindakan perbaikan.

7) Pengawasan hendaknya mengacu pada prosedur pemecahan masalah, yaitu: menemukan masalah, menemukan penyebab, membuat rancangan penanggulangan, melakukan perbaikan, mengecek hasil perbaikan, mengecek timbulnya masalah yang serupa.

Dalam bidang keperawatan pengendalian merupakan upaya mempertahankan mutu, kualitas atau standar. Output (hasil) dari suatu pekerjaan dikendalikan agar memenuhi keinginan (standar)yang telah ditetapkan. Pengendalian difokuskan pada proses yaitu pelaksanaan asuhan keperawatan dan pada output (hasil) yaitu kepuasan pelanggan, keluarga, perawat dan dokter. Indikator mutu yang merupakan output adalah BOR, LOS, TOI, dan Audit dokumentasi keperawatan. Kepala ruangan akan membuat laporan hasil kerja bulanan tentang semua kegiatan yang dilakukan (proses evaluasi = audit proses) terkait dengan MPKP. Data tentang indikator mutu dapat bekerjasama dengan tim rumah sakit atau ruangan membuat sendiri. Audit dokumentasi keperawatan dilakukan pada rekam medik yang pulang atau yang sedang dirawat lalu dibuat rekapitulasinya untuk ruangan. Survey masalah pasien yang diambil dari pasien baru yang dirawat pada bulan yang bersangkutan untuk menganalisa apakah ada masalah baru yang belum dibuat standar asuhannya. Ketua tim akan memberi kontribusi data yang dibutuhkan oleh kepala ruangan dalam menilai pencapaian kegiatan MPKP. 

Agar kegiatan pengawasan membuahkan hasil yang diharapkan, perhatian serius perlu diberikan kepada berbagai dasar pemikiran yang sifatnya fundamental, beberapa di antaranya dibahas berikut ini.

1. Orientasi kerja dalam setiap organisasi adalah efisiensi. 

Bekerja secara efisien berarti menggunakan sumber-sumber yang tersedia seminimal mungkin untuk membuahkan hasil tertentu yang telah ditetapkan dalam rencana. Sudah umum diterima sebagai kebenaran ilmiah dan kenyataan dalam praktik menunjukkan pula bahwa sumber-sumber yang tersedia atau mungkin disediakan oleh organisasi apa pun untuk mencapai tujuannya selalu terbatas, yaitu berupa dana, tenaga, sarana, prasarana, dan waktu. Keterbatasan demikian menuntut penggunaan yang sehemat-hematnya dari semua dana dan daya yang dimiliki dengan tetap menghasilkan hal-hal yang ditargetkan untuk dihasilkan. 

2. Adanya efektifitas kerja dalam organisasi

Jika seseorang berbicara tentang efektivitas sebagai orientasi kerja, artinya yang menjadi sorotan perhatiannya adalah tercapainya berbagai sasaranyang telah ditentukan tepat pada waktunya denganmenggunakan sumber-sumber tertentu yang sudah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan. Artinya, jumlah dan jenis sumber-sumber yang akan digunakan sudah ditentukan sebelumnya dan dengan pemanfaatan sumber-sumber itulah, hasil-hasil tertentu harus dicapai dalam batas waktu yang telah ditetapkan pula. Efektivitas menyoroti tercapainya sasaran tepat pada waktunya untuk disediakan sumber dan sarana kerja tertentu yang dianggap memadai

3. Produktivitas merupakan orientasi kerja 

Ide yang menonjol dalam membicarakan dan mengusahakan produktivitas maksimal simalisasi hasil yang harus dicapai berdasarkan dan dengan memanfaatkan sumber dana dan daya yang telah dialokasikan sebelumnya. Dalam praktik, ketiga orientasi kerja tersebut diterapkan sekaligus dalam menjalankan roda organisasi.

4. Pengawasan dilakukan pada waktu berbagai kegiatan sedang berlangsung

Kegiatan ini untuk mencegah jangan sampai terjadi penyimpangan, penyelewengan, dan pemborosan. Dengan perkataan lain pengawasan akan bersifat preventif untuk mencegah berbagai hal negatif. manajer sebagai pelaksana fungsi pengawasan harus mampu mendeteksi berbagai petunjuk kemungkinan timbulnya berbagai hal negatif dalam menjalankan roda organisasi. Demikian pula halnya dengan setiap manajer yang harus selalu mengamati segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi sehingga apa yang terjadi tidak lagi dipandang sebagai pendadakan.

5. Tidak ada manajer yang dapat mengelak dari tanggung jawabnya melakukan pengawasan.

Para pelaksana adalah manusia yang tidak sempurna. Dengan sifat dasar ketidaksempurnaan ini para pelaksana kegiatan tidak akan luput dari kemungkinan berbuat khilaf bahkan juga berbuat kesalahan, sehingga setiap saat perlu pengawasan dan bimbingan. Penyimpangan dan pemborosan belum tentu terjadi karena kesengajaan, terjadi ada faktor lainnya yang menjadi penyebabnya antara lain kekurangan ketrampilan, kurang pengetahuandan faktor lain yang sejenis, sehingga perlu bimbingan serta pengawasan setiap saat.

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengendalian / pengontrolan meliputi :

1) Menetapkan standart dan menetapkan metode mengukur prestasi kerja

2) Melakukan pengukuran prestasi kerja

3) Menetapkan apakah prestasi kerja sesuai dengan standart

4) Mengambil tindakan korektif

Peralatan atau instrument dipilih untuk mengumpulkan bukti dan untuk menunjukkan standart yang telah ditetapkan atau tersedia. Audit merupakan penilaian pekerjaan yang telah dilakukan. 

Terdapat tiga katagori audit keperawatan, yaitu :

1) Audit struktur

Berfokus pada sumber daya manusia, lingkungan perawatan, termasuk fasilitas fisik, peralatan, organisasi, kebijakan, prosedur, standart, SOP dan rekam medic, pelanggan (internal maupun external). Standart dan indikator diukur dengan mengunakan cek list.

2) Audit proses Merupakan pengukuran pelaksanaan pelayanan keperawatan apakah standar keperawatan tercapai. Pemeriksaan dapat bersifat retrospektif, concurrent, atau peer review. Retrospektif adalah audit dengan menelaah dokumen pelaksanaan asuhan keperawatan melalui pemeriksaan dokumentasi. Concurent adalah mengobservasi saat kegiatan keperawatan sedang berlangsung. Peer review adalah umpan balik sesame anggota tim terhadap pelaksanaan kegiatan.

3) Audit hasil

Audit hasil adalah produk kerja yang dapat berupa kondisi pasien, kondisi SDM, atau indikator mutu. Kondisi pasien dapat berupa keberhasilan pasien dan kepuasan. Kondisi SDM dapat berupa efektifitas dan efisiensi serta kepuasan. Untuk indikator mutu berupa BOR, aLOS, TOI, angka infeksi nosokomial dan angka dekubitus.

Keempat fungsi manajemen ini merupakan suatu rangkaian (proses) kegiatan yang berhubungan satu sama lain. Jika tujuan organisasi belum tercapai atau masih ada kesenjangan pihak manajemen harus mampu menganalisa kembali kelemahan pelaksanaan salah satu atau beberapa fungsi manajemen. Untuk itu fungsi manajemen ini memerlukan perumusan standart unjuk kerja yang jelas yang digunakan untuk menilai hasil kegiatan staff atau unit kerja. Apakah ada penyimpangan ? jika ada penyimpangan kegiatan manajerial ditujukan untuk melakukan koreksi terhadap penyimpangan yang telah terjadi.

Bagan Hubungan antara fungsi-fungsi manajemen

Ketrampilan seorang mannajer Seorang manajer dituntut untuk memiliki ketrampilan khusus yang bersifat manajerial sesuai dengan tingkat atau kedudukannya dalam organisasi. Didalam organisasi besar, kedudukan manajer akan dibedakan kedalam tiga tingkatan yaitu manajer tingkat tinggi (top level manager/manajer puncak), manajer tingkat menengah (midlle level manager/manajer madya) dan manajer tingkat bawah (low level manager, manajer operasional).

Berdasarkan ketiga tingkatan ini , ketrampilan manajer juga akan berbeda. Atas dasar tiga tingkatan manajer tersebut dapat dibedakan tiga jenis ketrampilan managerial (managerial skill), yaitu technical skill, human relation skill, dan conceptual skill.

1. Ketrampilan yang bersifat teknis (technical skill)
Ketrampilan ini meliputi kemampuan untuk menggunakan pengetahuan, metoda, teknik atau peralatan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas organisasi. Peningkatan ketrampilan seorang manajer harus disesuaikan dengan pengalaman , pendidikan, dan pelatihan yang sudah pernah diikuti.

2. Ketrampilan hubungan antar manusia (human relation skill)Ketrampilan ini meliputi kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain, termasuk memotivasi dan menerapkan kepemimpinan yang efektif. Seorang manajer selalu dituntut untuk memahami hakikat hubungan antar manusia dan memanfaatkannnnya semaksimal mungkin untuk pengembangan dinamika kelompok kearah peningkatan peningkatan produktivitas kerja staff. Untuk maksud ini seorang manajer harus lebih memahami perilkalaku manusia dan menerapkan prinsip-prinsip pengembangan motivasi dan kepeimpinan yang efektif.

3. Ketrampilan yang bersifat konseptual (conceptual skill)
Semakin tinggi kedudukan seorang manajer akan semakin sedikit diperlukan ketrampilan yang bersifat teknis, tetapi semakin besar kebutuhan untuk mengembangkan ketrampilan yang bersifat konseptual. Seorang manajer tingkat tinggi dituntut lebih banyak mengembangkan setia Bhaktir dan kepekaanya terhadap masalah organisasi dan hubungannya dengan organisasi lain sesuai dengan tanggung jawab dan ruang lingkup kewenanngannya. Untuk itu seorang manajer harus memahami kebijaksanaan pimpinan yang lebih tinnggi dan mampu mengembangkan kebijakan operasional untuk mencapainya.

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan
gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja