Pengertian Public Relations 
Pengertian Public Relations (yang selanjutnya disebut PR) itu sendiri sangat banyak. Para ahli dalam bidang inipun memiliki definisi tersendiri mengenai PR. Namun, adapula orang-orang yang masih bingung dengan definisi PR, apalagi ditambah dengan banyaknya rumusan dan deskripsi tentang PR. Kebanyakan perbedaan rumusan tergantung dari tujuan yang ingin dicapai. Selain itu, jenis organisasi atau perusahaan dan taraf PR itu dilaksanakan juga ikut memengaruhi definisi PR.

Oleh karena itu, penulis mencoba menuangkan beberapa definisi PR menurut beberapa ahli yang terkenal dalam bidang ini. Penulis mulai dengan mengupas makna dari kata “Public” dan “Relations” terlebih dahulu. Bila istilah Public Relations diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia, maka istilah itu mengandung arti “hubungan dengan publik”.

Pengertian “Public” adalah sekelompok orang yang menaruh perhatian pada sesuatu hal yang sama jenisnya, mempunyai minat dan kepentingan yang sama. Publik dapat merupakan kelompok kecil, terdiri atas orang-orang yang berjumlah sedikit, juga dapat merupakan kelompok besar yang terdiri atas orang-orang yang jumlahnya besar bahkan bisa sangat besar. Kata publik dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti orang banyak, berbeda dengan pengertian massa secara umum, publik tidak berkumpul dalam suatu tempat tertentu melainkan tersebar. Publik mempunyai tujuan yang lebih terarah, pandangan terhadap masalah dan menentukan sikap serta menentukan pilihan. 

Istilah “Relations” bagi PR merupakan sebuah prinsip karena mengandung arti adanya hubungan timbal balik (two way communications). Lalu dalam praktiknya, selalu dalam pengertian positif, artinya bahwa “relations” diadakan dalam rangka memperoleh a sound and productive relations, baik dengan publik tertentu maupun dengan masyarakat pada umumnya.

PR pada dasarnya berfungsi untuk menghubungkan publik-publik atau pihak-pihak yang berkepentingan di dalam suatu organisasi/instansi/perusahaan. Tidak hanya sekedar hubungan biasa melainkan hubungan efektif yang antara pihak-pihak yang berkepentingan demi tercapainya kepentingan dan kepuasan bersama.

Public Relations atau Hubungan Masyarakat adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur seorang individu atau sebuah organisasi berdasarkan kepentingan publik, dan menjalankan pengertian dan penerimaan publik. Secara spesifik, definisi umum PR disimpulkan sebagai seni (arts) dan gabungan dari disiplin ilmu manajemen, komunikasi, psikologi, sosial dan marketing, untuk membentuk agar perusahaan atau lembaga, nama dan produknya menjadi disukai dan dapat dipercaya oleh publiknya. Dalam hubungannya dengan target audience atau stakeholder tersebut, dikenal tiga tipe tentang apa yang disukai dan tidak disukai, yaitu :
  • Those who know you and like you (mengenal dan menyukai Anda).
  • Those who know you and don't like you (mengenal dan tidak menyukai Anda).
  • Those who neither you nor care you (tidak dikenal maka tidak disukai).
Dimulai dari definisi PR menurut The British Institute of Public Relations, yaitu an effort to establish and maintain mutual understanding between organization and its public (suatu upaya untuk membangun dan mempertahankan saling pengertian antara organisasi dan publiknya).

Onong Uchjana Effendy dalam Kriyantono (2008:4) memberi pengertian PR sebagai berikut,

Komunikasi dua arah (two way communications) antara organisasi dengan publik secara timbal balik dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan pembinaan kerja sama dan pemenuhan kepentingan bersama.

Sedangkan menurut Cutlip dan Center (2006:6), Public Relations (PR) adalah
Public relations is the management functions that establishes and maintains mutually beneficial relationshif between an organization and the publics on whom its success of failure depends (PR adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang memengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut).

Dari semua definisi yang dipaparkan tersebut mempunyai maksud yang sama, yaitu untuk memperoleh pengertian, kepercayaan, dukungan melalui suatu kegiatan komunikasi timbal balik (two way communications). Kegiatan komunikasi tersebut, baik itu dilakukan dalam organisasinya, maupun komunikasi dengan publik-publik di luar organisasi/instansi/perusahaan.

1. Konsep Public Relations
Seringkali terlontar kalimat yang lazim diutarakan oleh kalangan pebisnis istilah 4P (Price, Product, Place and Promotion). Istilah ini diperdengarkan oleh seorang pakar pemasaran, yaitu Philip Kotler dan sering dikampanyekan oleh para pakar pemasaran. Tetapi rupanya guru pemasaran ini melihat bahwa ada hal lain yang perlu ditambahkan pada konsep 4P di atas yang disarikan menjadi Mega Marketing (Price, Product, Place, Promotion, Power and Public Relations). Kata terakhir yaitu Public Relations (PR) mungkin bukan hal yang baru di telinga kita sebab sejak era tahun 2000 istilah ini sering menjadi bagian dari topik-topik dari talk show baik yang dilakukan lewat media elektronik maupun di seminar-seminar. Sadarkah kita pada arti kata PR atau yang dibahasa-indonesiakan Hubungan Masyarakat sehingga menempati arti yang penting dalam kegiatan operasional sebuah organisasi/perusahaan/institusi. PR dikarenakan fungsi dan tugas pokok sebagai image builder (pembangun citra) dari sebuah organisasi/perusahaan/institusi. Organisasi/perusahaan/institusi yang baik dan menempati hati atau tertanam dalam benak (mindset) para pelanggan adalah institusi yang mempunyai citra positif, setiap citra positif yang ditampilkan oleh institusi terhadap publiknya membuat publik (pelanggan) ”meletakkan” keyakinannya pada organisasi/perusahaan/institusi tersebut. PR juga mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai ”jembatan” antara institusi dengan publiknya (pelanggannya) kerangka kerja yang positif. 

Menurut Sukatendel (1990) dalam Ardianto (2004) mendefinisikan PR sebagai suatu metode komunikasi untuk penciptaan citra positif dari mitra organisasi/perusahaan/institusi atas dasar kesadaran yang untuk menghormati kepentingan bersama. Apabila disari ada sejumlah butir penting yaitu : 
  • PR adalah sebuah ilmu yang cabang keilmuan dari Ilmu Komunikasi. Sebagai suatu cabang keilmuan maka PR bukan sekadar menjadi isu semata tetapi mempunyai dasar berpikir yang dapat dijelaskan dan dipertanggungjawabkan melalui metode logika tertentu layaknya pengujian terhadap cabang keilmuan lainnya. 
  • Citra adalah obyek dari PR telah menjadi kebutuhan dari institusi layaknya sumber daya yang telah ada seperti sumber daya manusia, sumber daya keuangan, sumber daya peralatan bahkan sumber daya pengetahuan (knowledge dalam knowledge management). 
  • Mitra adalah subyek dari PR disamping organisasi/perusahaan/institusi itu sendiri. Mitra adalah bagian dari operasi sebuah organisasi, tanpa mitra sebuah organisasi tidak dapat berjalan.
2. Proses Manajemen Public Relations
Public Relations (PR) terus menjadi salah satu bidang yang sangat dinamis dalam kehidupan berorganisasi di seluruh dunia. Salah satu alasannya adalah karena praktisi PR membutuhkan keterampilan dan kapabilitas yang beragam untuk keberhasilan pekerjaan mereka. Inti dari kegiatan PR adalah mengetahui apa yang menggerakkan dan mempengaruhi sikap seseorang yang memungkinkan terbentuknya opini yang menguntungkan atau merugikan terhadap organisasi/perusahaan/instansi. Fungsi sentral PR adalah menunjang menajamen dalam mencapai tujuan organisasi dengan komunikasi sebagai kegiatan utamanya.

Baca Juga

Perlu dipahami bahwa PR merupakan fungsi manajemen yang memiliki tanggung jawab manajerial terhadap masyarakat dan khalayak umum (publik) atau hal-hal yang lebih khusus. PR adalah bagian proses perubahan dan pemecahan masalah di dalam organisasi/perusahaan/instansi yang dilakukan secara ilmiah. Proses PR sebagai proses yang berkelanjutan perlu terus berjalan mengingat lingkungan organisasi/perusahaan/instansi pun bergerak secara dinamis, sehingga organisasi/perusahaan/instansi perlu menanggapi dinamika lingkungan tersebut. Relasi organisasi/perusahaan/instansi dengan publiknya dipengaruhi oleh kondisi lingkungan internal dan lingkungan eksternal organisasi/perusahaan/instansi. PR terus berusaha menjaga agar relasi antara organisasi/perusahaan/instansi dengan publiknya tetap berjalan pada jalur yang benar dan membawa kepuasan bersama bagi semua pihak.

Praktisi PR menggunakan teori dan bukti terbaik yang ada untuk melakukan proses manajemen PR yang dikemukakan oleh Cutlip, Center dan Broom (2006:320) yang menggambarkan bagaimana proses manajerial yang biasa dilakukan oleh perusahaan dalam melaksanakan aktivitas PR. Proses ini terdiri dari :

a. Defining the Problem (Mendefinisilan Masalah)
Tahap ini mencakup kegiatan mengumpulkan fakta, opini, sikap dan perilaku dari pihak-pihak yang terkait dengan kebijakan perusahaan. PR diarahkan untuk meneliti masalah atau fakta-fakta yang menyangkut dengan organisasi/perusahaan/instansi. Pada dasarnya ini adalah fungsi intelijen organisasi/perusahaan/instansi. Fungsi ini menyediakan dasar untuk semua langkah dalam proses pemecahan masalah dengan menentukan “Apa yang sedang terjadi saat ini?”.

b. Planning and Programming (Perencanaan dan Pemrograman)
Tahap ini merupakan tahap membuat keputusan tentang penetapan visi dan misi, serta tujuan, mempertimbangkan kebijakan, menetapkan target, penetapan program publik, strategi tujuan, struktur organisasi, menyediakan sumber daya manusia dan pemetaan wilayah serta penentuan sumber dana aktivitas PR yang akan dilakukan. Langkah ini akan mempertimbangkan dari temuan dari langkah dalam membuat kebijakan dan program organisasi/perusahaan/instansi.

c. Taking Action and Communicating (Mengambil Tindakan dan Berkomunikasi)
Tahap yang ketiga ini merupakan kegiatan yang mengarah pada penerapan dan mengkomunikasikan program-program PR kepada publik secara sistematis, sehingga persepsi publik dapat terbentuk dengan baik. Kegiatan yang dilakukan adalah mengimplementasikan program aksi dan komunikasi yang didesain untuk mencapai tujuan dari program.

d. Evaluating the Program (Mengevaluasi Program)
Pada tahapan yang terakhir ini, kegiatan komunikasi dalam PR difokuskan pada usaha untuk melakukan penilaian atas persiapan, implementasi dan hasil dari program-program PR yang telah dilakukan. Penyesuaian akan dilakukan pada saat program diimplementasikan dan didasarkan pada evaluasi atas umpan balik tentang bagaimana program tersebut berhasil atau tidak.

3. Fungsi dan Aktivitas Public Relations
Cutlip, Center dan Broom dalam Effective Public Relations (2007:11), merumuskan bagian-bagian dari fungsi Public Relations (PR) antara lain :
  1. Hubungan Internal adalah bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi/perusahaan/instansi menggantungkan kesuksesannya.
  2. Publisitas adalah informasi yang disediakan oleh sumber luar yang digunakan oleh media karena informasi itu memiliki nilai berita. Metode penempatan pesan di media ini adalah metode yang tak bisa dikontrol (uncontrolled) sebab sumber informasi tidak memberi bayaran kepada media untuk pemuatan informasi tersebut.
  3. Advertising adalah informasi yang ditempatkan di media oleh sponsor tertentu yang jelas identitasnya yang membayar untuk ruang dan waktu penempatan informasi tersebut. Ini adalah metode terkontrol dalam menempatkan pesan di media.
  4. Press Agentry adalah penciptaan berita dan peristiwa yang bernilai berita untuk menarik perhatian media massa dan mendapatkan perhatian publik.
  5. Public Affairs adalah bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan pemerintah dan komunitas lokal dalam rangka memengaruhi kebijakan publik.
  6. Lobbying adalah bagian khusus dari PR yang berfungsi untuk menjalin dan memelihara hubungan dengan pemerintah terutama dengan tujuan memengaruhi penyusunan undang-undang dan regulasi.
  7. Manajemen Isu adalah proses proaktif dalam mengantisipasi, mengidentifikasi, mengevaluasi dan merespons isu-isu kebijakan publik yang memengaruhi hubungan organisasi/perusahaan/institusi dengan publik mereka.
  8. Hubungan Investor adalah bagian dari PR dalam perusahaan korporat yang membangun dan menjaga hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan shareholder dan pihak lain di dalam komunitas keuangan dalam rangka memaksimalkan nilai pasar.
  9. Pengembangan adalah bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas membangun dan memelihara hubungan dengan donor dan anggota dengan tujuan mendapatkan dana dan dukungan sukarela.
Sementara Rosady Ruslan (2005) dalam Suparmo (2011:91) mengemukakan secara garis besar fungsi aktivitas PR adalah sebagai berikut :

a. Communicator
Kemampuan sebagai communicator adalah segala kemampuan yang terkait secara langsung maupun tidak langsung dengan media cetak, elektronik, tatap muka, lisan dan lainnya. Selain itu juga kemampuan untuk bertindak sebagai mediator dan persuader.

b. Relationship
Kemampuan di bidang relationship adalah kemampuan PR membangun hubungan yang positif antara organisasi/perusahaan/instansi yang diwakilinya dengan publik internal dan publik eksternal. PR juga berupaya menciptakan saling pengertian, kepercayaan, dukungan kerja sama dan toleransi di antara kedua belah pihak tersebut.

c. Back-up Management
Kemampuan sebagai back-up management adalah kemampuan untuk melaksanakan dukungan manajemen atau menunjang kegiatan lain, seperti bagian manajemen promosi, pemasaran, operasional dan personalia.

d. Good Image Maker
Kemampuan sebagai good image maker adalah kemampuan menciptakan citra atau publikasi yang positif. Kemampuan ini merupakan prestasi, reputasi dan sekaligus menjadi tujuan utama manajemen kehumasan organisasi/perusahaan/instansi.

e. Creator
Kemampuan sebagai creator adalah kemampuan yang terkait dengan kewajiban PR menciptakan berbagai macam program organisasi/perusahaan/instansi sesuai dengan tujuan dan sasarannya.

f. Conceptor
Kemampuan sebagai conseptor adalah kemampuan yang terkait dengan tugas PR menyusun dan menuliskan berbagai macam naskah yang diperlukan organisasi/perusahaan/instansi sesuai dengan writing skill-nya.

g. Problem Solver
Kemampuan sebagai problem solver adalah kemampuan PR sebagai bagian dari tatanan dan jajaran di dalam organisasi/perusahaan/instansi serta turut bertanggung jawab memecahkan berbagai masalah yang dihadapi.