Pengertian Mendapatkan Informasi Dari Data
Seperti yang telah di kemukakan oleh Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah dan yang penting artinya untuk pengambilan keputusan. Jadi, untuk memperoleh informasi, tindakan pertama adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi. Data merupakan bahan mentah yang dipergunakan dalam pengolahan sistem informasi. 

MENDAPATKAN INFORMASI DARI DATA 
Gordon B. Davis mengemukakan bahwa untuk memperoleh informasi , tindakan pertama yang dilakukan adalah mengupulkan data, kemudian mengolahnya menjadi informasi. Data adalah bahan mentah dari sistem informasi. Sedangkan basis data adalah tempat untuk menyimpan data yang diperlukan oleh organisasi atau file untuk menyimpan data sejenis 

BENTUK DATA 
  1. Angka 
  2. Huruf 
  3. Gambar 
  4. Tanda 
  5. Gerakan 
  6. Warna 
  7. Suhu dll 
Ada empat Metode pengumpulan data yang penting /sering dilakukan adalah : 
  1. Melalui pengamatan sendiri secara langsung, pengamat melaksanakan pengamatan sendiri melalui catatan-catatan yang telah ada. 
  2. Melalui wawancara, dapat dilakukan pengamatan pada daerah yang luas dan dapat dilakukan secara tidak langsung. 
  3. Melalui perkiraan koresponden, dalam hal ini koresponden di minta untukmemberikan informasi kepada pengamat.
  4. Melalui daftar pertanyaan, dilakukan dengan memberikan daftar pertanyaan kepada orang-orang yang memungkinkan memberikan informasi atas kebutuhan data. 

Struktur Data dan Pengelolaan Basis Data 
Pemahaman tentang struktur data dan pengelolaan data yang baik merupakan unsur penting bagi seorang manajer publik. Seperti halnya pengelooan data secara manual, pengelolaan data elektronikpun menuntut pemikiran yang sistematis mengenai cara kerja organisasi dan informasi penunjang yang diperlukan untuk memperlancar segala aktivitas yang dilakukan. 

Suatu organisasi harus mempertimbangkan untuk menciptakan suatu sistem manajemen data base apabila sudah terlihat alasan-alasan yang kuat ke arah tersebut. 
1. Kebutuhan-kebutuhan aplikasi pengolahan data senantiasa berubah secara cepat. 
2. Kebanyakan satuan-satuan kerja organisasi mempergunakan data yang sama untuk menunjang pengambilan keputusan 
3. Adanya kebutuhan untuk efisiensi waktu dalam pemrograman. 
4. Konsistensi data merupakan persoalan yang harus mendapatkan perhatian utama. 

Baca Juga

Secara singkat, pemahaman mengenai struktur data yang tepat dan penciptaan sistem manajemen database yang baik akan mempunyai manfaat : 
  1. Integrasi data. Struktur data yang logis dan disesuaikan dengan sasaran maupun bentuk layanan organisasi akan memungkinkan rumusan yang pasti tentang hubungan-hubungan di antara entitas pengolah data. 
  2. Aksesibilitas data. Yang dimaksud dengan aksesibilitas adalah kemudahan bagi seseorang akan memperoleh informasi yang diperlukan di dalam data base. Karena itu dalam sistem manajemen data base biasanya dilengkapi dengan bahasa query tingkat tinggi. 
  3. Kontrol atas data. Kelebihan data akan terhindar karena sumbersumber data dikendalikan oleh suatu program 
  4. Kemudahan pengembangan. Seorang manajer tidak akan pusing oleh pengembangan suatu persoalan struktur, organisasi, atau lokasi sebuah file. Dan organisasi dapat mengubah struktur data base tanpa mengubah program-program aplikasi yang mengakses data 
  5. Keamanan data. Organisasi publik akan memerlukan perlindungan dari akses data yang tidak sah dan sistem manajemen Data base memungkinkan kontrol yang terpadu sehingga fungsi keamanan data akan lebih mudah dilaksanakan. 
Teknik-teknik Penanganan Data 
Cara yang paling mendsar untuk memungkinkan efisiensi penanganan data adalah membuat supaya volume data yang besar tetap terstruktur dengan baik. Pada dasarnya ada tiga teknik untuk menangani data, yaitu : 
  1. Akses berurutan. Merupakan metode penyimpanan data atau pencarian rekaman data secara satu persatu 
  2. Akses langsung. Pada akses langsung ini diperlukan sebuah alamat yang menunjukkan lokasi rekaman datanya 
  3. Akses berindeks. Adalah akses yang di beri file yang berindeks dengan menggunakan tabel-tabel petak data kunci yang berisi indeks yang menyediakan alamat–alamat file data dalam medium atau rekaman data di sebuah file. 
Basis data merupakan tempat untuk menyimpan berbagai macam data yg nantinya akan diproses untuk dijadikan informasi yg diperlukan oleh berbagai pihak, intern / ekstern. Basis data terdiri dari beberapa file/table. Setiap tabel mempunyai beberapa rekord/baris. Setiap baris terdiri dari beberapa kolom yg disebut atribut, ciri karakteristik /field. 

MODEL BASIS DATA : 
  • Model hirarkis 
  • Model jaringan 
  • Relasional 
MODEL HIRARKIS 
Di dalam struktur hierarkis, data di simpan system yang diibaratkan sebagai pohon-pohon terbalik dengan satu akar tunggang dan dibawahnya ada dahan atau cabang-cabangnya. 

Contoh : 


MODEL JARINGAN 
Model struktur data jaringan memiliki cirri bahwa data memiliki berbagai atribut dan satu anak dapat memiliki beberapa induk data. Maka hubungan antar data memungkinkan tidak hanya memiliki satu kaitan namun multi kaitan. 

Contoh : skema untuk organisasi penjualan, tabel pelanggan, faktur, rincian barang dan persedian barang saling terkait satu sama lain 


DIAGRAM ENTITY RELATIONSHIP ( E – R DIAGRAM)
Ditunjukkan Dengan 2 Bentuk : 

Terdapat 3 macam hubungan : 
  • one to one 
  • one to many 
  • many to many 

ONE TO ONE 

ONE TO MANY 


JENIS TABEL 
TABEL MASTER : 
Berisi data yang relatif lengkap sehingga dapat berdiri sendiri misal : tabel data karyawan yang berisi nama, NIP = primary key

TABEL TRANSAKSI : 
Tabel yang tidak lengkap kadang hanya berisi kode-kode saja dan bagian dari tabel master 

KODE = PRIMARY KEY 
Kode dipergunakan untuk membedakan antara data satu dengan yang lain. 

CIRI KODE YG BAIK 
  1. Mudah disusun.
  2. Mudah diingat. 
  3. Banyaknya digit sama. 
  4. Mengandung unsur cek. 
PROGRAM BASIS DATA 
PROGRAM KOMPUTER :
  • DBASE 
  • FOX PRO 
  • MS ACCES 
  • ORACLE 
  • PARADOX